Marginalen Bank använde sig länge av manuella och tidskrävande processer för att hitta rätt konsulter och administrera inhyrd kompetens. Per Linzander, inköpsansvarig, och Michael Almgren, utvecklingschef, förklarar på vilket sätt Vakanta har förändrat deras vardag.
Marginalen Bank erbjuder heltäckande finansiella tjänster till både privatpersoner och företag. Banken har gjort sig ett stort namn och etablerat sig som en stabil aktör på den svenska marknaden. Detta bekräftades inte minst när man mottog utmärkelsen för Sveriges nöjdaste privatlånekunder. Tillväxten i banken har varit stark och idag är man cirka 300 anställda.
I takt med den stadiga utvecklingen har det alltid funnits behov av att snabbt kunna ta in extern kompetens för att säkra tillväxten. Det har tidigare visat sig vara lättare sagt än gjort.
Bakgrund
För ett par år sedan innebar Marginalen Banks konsulthantering ett omfattande arbete. Michael berättar om hur långa ledtider, många mellanhänder och tidskrävande administration gjorde att både pengar och otaliga arbetstimmar försvann.
– Förr lade vi ned stor tid på att skicka förfrågningar, avtal och förlängningar med konsultleverantörer. Vi behövde göra allt från att utvärdera profiler till att jämföra timarvoden och utforma avtal. Det var svårt att få en övergripande bild över alla offerter och hålla ordning i kommunikationen med leverantörerna. Dessutom har vi GDPR att förhålla oss till så vi vill inte ha CV:n på våra lokala datorer eller i brevlådor. Utöver det drev våra interna processer kring avtalsskrivning och uppföljning en mängd administrativt arbete på flera avdelningar som exempelvis inköp och juridik.
Per utvecklar bilden och menar att det var svårt att skapa sig ett helikopterperspektiv över konsultsamarbeten i hela organisationen.
– Som inköpsansvarig har det alltid varit tydligt för mig vilka totalkostnader vi haft att förhålla oss till. Däremot har det kanske inte alltid varit lika självklart för beställande chefer ute i linjen. Alla mellansteg har gjort det svårt att få en samlad bild av konsultrekryteringen på alla nivåer.
Utmaning
Till en början förhöll sig Marginalen Bank något skeptiska till Vakantas lösning. Det fanns fungerande processer på plats men det visade sig att det ibland kan vila en falsk bekvämlighet i att göra som man alltid har gjort. Marginalen Bank har genomgått en stor förändringsresa under de senaste åren och lägger nu stor stolthet i att satsa på innovativa lösningar.
– När vi först kom i kontakt med Vakanta var vi inte riktigt mogna för att lägga ut hanteringen i ett digitalt verktyg. Våra processer såg helt annorlunda ut jämfört med deras verktyg. Vi insåg dock att den här tjänsten hade potential att effektivisera vårt arbete, så efter att idén fått marinera i några månader så kunde vi initiera ett test av verktyget. Marginalen Bank strävar alltid efter att göra saker så enkla som möjligt för våra kunder – det måste såklart även gälla internt, förklarar Per.
Det var ett lyckat test.
Lösning
I Vakanta fann Marginalen Bank ett transparent system med en omfattande sökfunktion och administrativt stöd. Implementeringen har effektiviserat hela kedjan inom konsulthanteringen.
– I Vakanta har vi fått en digital helhetslösning. Allt från att hitta nya konsulter med rätt kompetens till att administrera avtal och hantera våra befintliga konsultuppdrag kan skötas via verktyget. Att vi dessutom får kandidater och prisförslag presenterade för oss direkt i Vakanta underlättar urvalsprocessen mycket och leder garanterat till snabbare men förhoppningsvis även bättre beslut, berättar Per.
Resultat
De långa ledtiderna är ett minne blott och administrationen sköts på några få minuter. Michael exemplifierar.
– För att konkretisera resultatet kan man jämföra med vår tidigare situation. På ett år kunde flera dagar läggas på administration. Det sköts nu på några minuter. Att korta ned tiderna utan att för den delen tumma på kvaliteten har varit en enormt positiv skillnad för oss.
Nu finns tydliga spelregler och allt mindre tid behöver läggas på att träffa säljare och i förlängningen diskutera avtalsvillkor och enstaka uppdrag med konsultbolagen. Här har vi en lösning dit vi kan dirigera alla befintliga leverantörer och även hänvisa utmanare. Ändå upplever vi inte att det har påverkat våra leverantörsrelationer negativt, tvärtom, berättar Per.
– Fastän vi har en digital lösning nu så har vi fortfarande kvar våra goda relationer med leverantörerna. Skillnaden är att vi slipper leta i långa, snåriga mailkonversationer efter information, diverse mellanhänder och därmed också långa väntetider – är borta. Vi kan fokusera på ett mer kvalitativt och relationsskapande utbyte med våra leverantörer och konsulter än tidigare.