Den digitala revolutionen har fört med sig så snabb teknologisk utveckling – och med den, snabbt uppstående trender och behov – att du ständigt måste kalibrera din arbetskraft för att vara konkurrenskraftig. Viss kompetens behöver du in-house i alla lägen, annan kompetens behöver du ganska ofta och en del kompetens behöver du bara sällan. Projekt och arbetsgrupper tycks skifta som vädret. Hur ska du kunna hantera så mycket olika typer a personal i så många olika scenarier?
Som vanligt kommer affärsvärlden till din räddning med en ny laddning akronymer.
TTM, TWO och TTA.
Och – också precis som vanligt – när du tittar närmare på akronymerna upptäcker du att de inte direkt är raketvetenskap. Snarare tvärtom. Grundbultarna här är på ren förnuftsnivå. Kan få en att fundera över varför inte varje organisation i världen listat ut de här grejerna för länge sen.
Låt oss fundera tillsammans.
Total Talent Management (TTM)
Det här betyder helt enkelt att när du hanterar din arbetskraft så hanterar du de människor som arbetar för dig. Allesammans. Inklusive de 5-30% som utgörs av din externa arbetskraft.
Låter självklart, eller hur!? Men sakta i backarna – det är in alls så det funkar på många organisationer idag.
Anställda klassas som humankapital. HR vänder och vrider på dem, analyserar varenda tum av deras miljö och plikter, och samlar massvis av värdefull data om varenda individ.
Extern arbetskraft, å andra sidan, hänförs till samma kategori som gem och printerpapper. Det vill säga, de ses som vilka inköpsposter som helst. Inköpsavdelningen köper den externa arbetskraftens tjänster, och… där tar spåret slut. Betydligt oftare än vad företag och myndigheter vill tillstå så fångar man inte just mer data än vad man hittar på fakturan.
Den här nya läran, TTM, tycker att det är en dålig idé.
Vi håller med.
Total Workforce Optimisation (TWO)
Vilken kompetens behöver du? Och vem ska vara anställd och vem ska hyras in? Det är vad Total Workforce Optimisation – TWO – handlar om. Enligt amerikanska Staffing Industry Analysts (SIA) är TWO, ”en framväxande modell för kompetens- och arbetskraftshantering som inkluderar en organisations hantering av ‘tillsvidareanställda’ så väl som ‘externa’ arbetare […]”
Man kunde kanske ha trott att en balanserad kompetensmix skulle ha varit en prioritet alltsedan konsultbranschens födelse. Men det här är bara ytterligare ett tecken på hur den externa arbetskraften, tills helt nyligen behandlats som en eftertanke. Så nu är det som det är.
TWO. Remember the name.
Total Talent Acquisition (TTA)
Om du ska skapa rätt mix av kompetens behöver du en enad strategi för att hyra konsulter och rekrytera nya anställda. Det vill säga, du behöver Total Talent Acquisition, TTA. Om TWO är din inköpslista är TTA butiken – och din förmåga att välja rätt. För det är inte nog med att veta vilka människor som ska arbeta i olika roller; du behöver också veta var och hur du kan hitta rätt kompetens till rätt pris (alternativet är TWC – Total Workforce Compromise 😉
För att summera alltsammans: Total Talent Management (TTM) kräver att du hittar rätt mix mellan anställd och inhyrd personal (Total Workforce Optimisation, TWO) och att du bemästrar rekryteringen i båda vertikalerna (Total Talent Acquisition, TTA). Så du behöver se till att HR och Inköp förstår varandra, har tillgång till transparent data på din externa arbetskraft och använder ett standardiserat digitalt arbetsflöde för att hitta, jämföra, hyra och hantera alla dina konsulter.
Det är svårt att överskatta vikten av det här – extern arbetskraft representerar redan 40% av de globala lönekostnaderna för stora företag och konkurrensen om spetskompetens – både för anställning och kontraktsarbete – blir hårdare dag för dag.
Som tur är kommer ytterligare en akronym till din räddning.
Vendor Management System (VMS)
För de flesta företag är grundar sig problemet i att de saknar ett Vendor Management System (VMS). Detta är en molnbaserad lösning för organisering, inhyrning, hantering, betalning och analys av hela din externa arbetskraft. Ett VMS ger dig all data du behöver för Total Workforce Optimisation och det nätverk och den effektivitet du behöver för Total Talent Acquisition. Vakantas VMS täcker allt detta i ett intuitivt digitalt arbetsflöde:
- Nätverka
Konsolidera alla leverantörer, utse föredragna leverantörer och standardisera all kommunikation.
- Hitta
Hitta rätt leverantörer med rätt förfrågningar till det rätta priset – och gör det GDPR-vänligt.
- Hyra
Strömlinjeforma rekrytering och onboarding genom en standardiserad och effektiv process.
- Hantera
Få direkt tillgång till realtidsdata på alla konsulter och full kontroll på alla aktuella åtgärder.
- Betala
Få standardiserade fakturor, automatisera attesteringen och använd flexibla betalningar för specialiserade leverantörer.
- Analysera
Kombinera realtidsdata med historik och statistik för att ta strategiska beslut om framtida upphandling.
Som du ser ger dig Vakanta VMS inte bara den data och den kompetens du behöver för Total Talent Management – genom att digitalisera och standardisera manuellt arbete sparar du dessutom oräkneliga arbetstimmar och säkerställer konsekvent hantering av all personal. Och det här handlar inte om att återuppfinna hjulet. Vi utvecklade Vakanta VMS i nära samarbete med några av Sverige mest innovativa företag, så de nya digitala processerna speglar det manuella arbete som chefer och inköpsavdelningar redan kan utan och innan. Vem som helst lär sig att använda Vakanta VMS på fem minuter.
Ditt genombrott i Total Talent Management
Så vad är det som felar? Varför har inte varje organisation en lösning som Vakanta VMS? Varför bemästrar inte varje organisation Total Talent Management? Enligt vad vi erfarit beror det framför allt på tre skäl:
Först och främst vet inte organisationer vad de går miste om. Om du aldrig har upplevt den värdefulla data, de strategiska insikter och den inköpskraft som ett VMS ger är det svårt att förstå hur mycket mer effektivt ett företag skulle kunna vara. Saker och ting tycks tuffa på hyggligt i bra i alla fall, så du gör… ingenting.
Ett annat skäl är att, när det gäller implementering av ett VMS, finns det inte någon given projektägare. Frågan faller mellan chefernas, projektledarnas, HR och Inköps stolar. Allas ansvar blir lätt ingens ansvar. Särskilt när det redan finns egenhändigt hopknåpade ”system” här och där (Excelfiler, CVn i diverse olika foldrar, personliga kontaktlistor, osv,) – ingen vill utmana status quo.
Det tredje skälet är att VMS, Vendor Management System, är en lite olyckligt vald term. Den frammanar fantasibilder på ytterligare ett stycke komplex infrastruktur på din redan höga tech stack. (På Vakanta använder vi därför ”VMS” alltmer sällan – istället beskriver vi vad vår lösning faktiskt representerar: ett intuitivt digitalt arbetsflöde som du lätt integrerar med ditt existerande ekosystem av affärslösningar.)
När extern arbetskraft nu blivit en kritisk konkurrensfaktor har du inte råd att låta sådana psykologiska och kulturella barriärer ställa sig i vägen för Total Talent Management.
Det är dags att bryta ned murarna mellan chefer, HR och Inköp.
Bli den som vågar peka på elefanten i rummet.