Ingrid Nilsson, inköpschef på Skatteverket, om vikten av att ha balans mellan anställda och konsulter, vilka processer inom konsultinhyrning hon tycker kan förbättras och vilka för- och nackdelar hon ser när det kommer till att hyra in konsulter inom offentlig verksamhet kontra privat sektor.
Hon har jobbat med inköp ända sen hon tog sin examen i ekonomi i mitten på 90-talet och har erfarenhet från bland annat läkemedelsbranschen och FMV (Försvarets materielverk). Att ha jobbat inom både privat och offentlig sektor har gett henne en bred förståelse och djup kunskap kring hur man ska tänka när det kommer till att hyra in konsulter.
På Skatteverket, som ju lyder under lagen om offentlig upphandling, skiljer sig konsulthanteringen avsevärt om man jämför med privat sektor, enligt Ingrid finns det både för- och nackdelar:
– Eftersom vi lyder under lagen om offentlig upphandling kan man inte pinpointa de specifika resurser man vill ha på ett lika enkelt sätt. Det är därför viktigt att man noggrant formulerar vad det faktiskt är man är ute efter. Det är svårt för många offentliga verksamheter. Som privat aktör kan man agera på ett helt annat sätt. En fördel inom offentlig sektor är att man behöver tänka till. Man kan inte välja och vraka på samma sätt och då blir det än viktigare att man tar fram en tydlig kravspecifikation.
“När man väl har en konsult på plats skulle vi vilja ha möjligheten att nyttja leverantörernas kreativitet på ett bättre sätt”
Konsultmarknaden har förändrats drastiskt de senaste åren med fler aktörer, frilansare, konsulter och konsultmäklare. När det kommer till hur Skatteverkets konsulthantering påverkats kan man lugnt säga att det händer mycket just nu, Ingrid berättar:
– Vi ska precis se över våra processer för inhyrning och kommer bland annat titta på analyser och bestämma oss för en tydlig strategi innan vi upphandlar något. I det arbetet ska vi bland annat se över hur marknaden ser ut, men också hela vårt sätt för hur vi beställer och hyr in konsulter. Vi har idag ett robust inköpssystem men jag är osäker på om vi faktiskt har något system som håller koll på våra externa konsulter.
Kompetensöverföring – en svår fråga
När det kommer till förbättringsområden finns det ett par olika problem där Ingrid ser att konsulthanteringen skulle kunna bli bättre:
– När man väl har en konsult på plats skulle vi vilja ha möjligheten att nyttja leverantörernas kreativitet på ett bättre sätt, det är nog den stora frågan just nu. Ett annat problem är att när man kanske har flera funktioner som avropats en viss konsult, så visar det sig sen att hen debiterar 80 timmar i veckan, fast avtalet gäller kanske 40 timmar, då kan det vara svårt inom verksamheten att hålla koll på överdebiteringen. Vi skulle också vilja ha bättre koll på vad våra konsulter de facto levererar.
Hur gör då Skatteverket för att få ut maximalt av sina team när teamen inkluderas av både anställda och externa konsulter? Ingrid förklarar:
– Jag skulle inte säga att det uppstår någon friktion, men kompetensöverföringen kan vara en svår fråga, eftersom konsulter inte alltid är så långsiktiga. Om man har många konsulter kan det uppstå ett osunt beroende av dem. Man kanske har konsulter som till exempel bara har en enda kund, så jag skulle säga att det aldrig är fel att ta in konsulter som har andra kunder.