Bonnier News: “Nu kan vi enkelt benchmarka kandidatutbud och timpriser”

Liselott Ahlberg, IT-chef på Bonnier News

Liselott Ahlberg, IT-chef på Bonnier News, om hur implementationen av Vakanta både sänkt konsultkostnader, ökat samarbetet mellan avdelningarna och underlättat för leverantörerna. 

Bonnier News är ett av Sveriges ledande mediebolag. Inom bolaget finns varumärken som Dagens industri, Dagens Nyheter, Expressen, Lifestyle, HD-Sydsvenskan och Bonnier Business Media - och alla MittMedias starka, lokala titlar. Bonnier News står för oberoende journalistik och växer kraftigt. Idag når de över tre miljoner läsare, dagligen.

På techavdelningen arbetar 300 medarbetare. Liselott Ahlberg är IT-chef på Bonnier News och ansvarar även för offshore- och konsulttjänster.

Bakgrund

För ett par år sedan stod Bonnier News inför en central upphandling. Syftet var solklart - de ville skapa bättre ordning på sina konsultinköp. Den höga tillväxttakten hade ökat mängden konsulter, vilket syntes i budgeten. 

- Vi ville sänka våra konsultkostnader, men även få hjälp med att skapa oss en bättre överblick av helheten. Vi ville gå ifrån en manuell hantering av allt som kretsar kring konsultköp till en automatiserad, smidig lösning, berättar Liselott.

Utmaning

Konsulthanteringen var svår att få grepp om, inte minst ur ett ramavtalsperspektiv.

- Det var svårt att hålla reda på vilka avtal och leverantörer som användes. Vi visste inte om de ramavtal som upphandlades verkligen nyttjades optimalt. Inköpen blev personberoende och frågan om pris tappades lätt bort. Det hela var rätt spretigt.

Bonnier News ville digitalisera sina processer, men inte riskera att fastna i svårhanterliga och tidskrävande system.

- När vi tidigare hade sonderat terrängen mötte vi lösningar som innebar tunga installationer och integrationer. De kändes besvärliga att ta sig an. Det verkade svårt att hitta ett system som uppfyllde våra önskemål, utan att sluka tid från oss.

Lösning

Valet föll på Vakanta.

- Vi utvärderade en rad lösningar innan vi hittade rätt. Vakanta är ett ungt system som ligger långt fram på marknaden. Det var inte bara tjänsten i sig som stack ut - Vakanta var väldigt involverade i hela processen. Det märktes att det var viktigt för dem att sätta sig in i vår verksamhet och förstå våra behov. Vi fick direktkontakt med både ägarna och utvecklarna, vilket vi uppskattade enormt.

En positiv aspekt med Vakanta är att systemet täcker alla nödvändiga moment, berättar Liselott.

- Med Vakanta administrerar man allt genom en lätthanterlig webbapplikation. Det är perfekt för oss. Utöver det fanns fler fördelar med Vakanta - allt från pris, flöden och design hade en positiv inverkan på vårt beslut. 

Resultat

Bonnier News kan påvisa tydliga resultat från samarbetet. Dessutom har den interna responsen varit överhängande positiv. De har tydliga, gemensamma mallar för olika roller och avdelningar.

- Sedan vi implementerade Vakanta har kostnadsmedvetenheten ökat hos våra interna beställare. Idag är det inte heller någon tvekan om vilka som är våra ramavtalsleverantörer - de är redan ifyllda i systemet. Våra medarbetare säger att det är väldigt enkelt att använda tjänsten. Med Vakanta får vi en överskådlighet som gör att vi kan benchmarka kandidaterna, baserat på pris. Våra olika avdelningar kan enkelt samarbeta i systemet.

Även leverantörssidan lyfter fördelarna med Vakanta.

- I början sa leverantörerna “Vad är Vakanta?”. Nu är det precis tvärtom: “Har ni Vakanta? Vad bra!”. Vi kan även ge säljare ett tydligare förfrågningsunderlag. Tiden vi lägger på att träffa säljare har minskat markant. Inget kan ersätta personliga möten, men sedan vi började använda Vakanta kan vi tydliggöra urvalet.